איך לעבור מרעיון לביצוע ב- 5 צעדי SMART

מטרות SMART ואיך להשיג אותן

לפעמים יש לנו מטרה ברורה בראש, אבל כשמגיעים לשלב הביצוע, הכול נראה קצת מעורפל. אז איך מוודאים שהמטרה באמת תושג?

כאן נכנסת לתמונה שיטת SMART, שפותחה על ידי ג'ורג' טי. דוראן. היא מורכבת מ-5 שלבים פשוטים שמובילים לתוצאות מדויקות וברות-השגה. כל אות מציגה שלב שצריך לבצע.

לכאורה זה פשוט כשיודעים מה ואיך לעשות דברים, אבל כשזה מגיע לביצוע בפועל, כאן המכשולים האמיתיים צצים. זה לא רק עניין של לדעת, אלא בעיקר של מה שמניע אותנו לקום ולעשות, במיוחד ברגעים שקשה ולא נוח. כאן נכנס הפן המנטלי שלנו.

במהלך עשרות השנים שלי כמלווה של עסקים, אני יודעת שהמכשול העיקרי הוא האמונות שאנו אוחזים בהן, בין אם במודע ובין אם לא. כל מטרה עסקית – בין אם זה להגדיל מכירות, להביא יותר לקוחות או להגדיל את כמות הנרשמים לוובינר הבא – מתחילה קודם כל מבפנים, מהיכולת שלנו להתמודד עם האתגרים המנטליים שבדרך. הפחד מכישלון, התחושה שהדברים לא זזים מספיק מהר, או הקשיים האישיים, כל אלה משפיעים על האופן שבו נצליח להגיע למטרות שהצבנו לעצמנו.

שילבתי בשיטת SMART גם שאלות וחשיבה מנטלית, על מנת לאפשר לכם להבין איך להתמודד עם הקשיים, איך להישאר מחוברים למשמעות העמוקה של המטרה, ואיך לחגוג את ההתקדמות גם בצעדים הקטנים. שיטת SMART המנטלית מאפשרת לנו לא רק להגדיר מטרות, אלא גם להתחבר לצד הפנימי שמניע אותנו להשיג אותן.

בדוגמה הבאה, ניקח את המטרה של הגדלת החשיפה לעסק ונראה איך שיטת SMART, בשילוב השאלות המנטליות, יכולה לעזור לנו לא רק לנסח אותה בצורה ברורה, אלא גם לחזק את המוטיבציה שלנו לפעול בכל שלב – גם כשהדברים לא הולכים בדיוק לפי התוכנית.

S – Specific (ספציפית ומוגדרת)

היכולת שלנו לפעול כמו טיל מונח מטרה טמונה בהגדרת מטרה ספציפית. לכן, יש להגדיר את המטרה באופן מפורט וברור, ובניסוח שיעורר בנו את כל החושים.

הכוח להגשים את המטרה נמצא בהבנת המניע – הסיבה שבגללה אנחנו רוצים להשיג אותה. לפעמים אנחנו יודעים מה אנחנו רוצים באופן כללי, אך לא מגדירים זאת כתוצאה מדויקת, דבר המוביל לחוסר בהירות ולהליכה לאיבוד.

לכן, רצוי לענות לעצמנו על השאלות הבאות:

• מה בדיוק אני רוצה להשיג?

• מי מעורב בתהליך?

• איפה זה יקרה?

• למה המטרה הזו חשובה לי?

הכוח לעשייה מצוי בתשובה לשאלה: "למה המטרה הזו חשובה לי?" הסיבה העמוקה לכך שאנחנו רוצים להשיג את המטרה היא זו שמעניקה לנו כוחות. אנחנו צריכים לזהות מה השגת המטרה תיתן לנו – בין אם מדובר ברצון להשפיע על יותר אנשים, ובין אם בהבאת יציבות כלכלית לעסק.

טכניקה לביצוע: כתבו את המטרה בצורה ברורה ומפורטת, כך שיהיה לכם כיוון מדויק לפעולה. לדוגמה: "אני רוצה להגדיל את כמות החשיפה של העסק שלי ב-50%."

בכל אחד ואחת מאיתנו קיים מנגנון מוטיבציוני המניע ומוביל אותנו קדימה. כשמשלבים מטרה ספציפית ומוגדרת יחד עם הבנת המניע הפנימי שלנו, אנחנו יכולים להמשיך לפעול בעוצמה גם בימים מאתגרים וכשיש קשיים בדרך.

M – Measurable (מדידה)

בעת ניסוח המטרה, חשוב להגדיר אותה באופן מדיד. לדוגמה, ניסוח כמו "אני רוצה הרבה לקוחות חדשים" לא משאיר לנו דרך אמיתית לבחון הצלחה. הרי כמה זה בעצם "הרבה"?

בלי היכולת למדוד את ההתקדמות, אין לנו דרך לדעת אם אנחנו בכיוון הנכון, והאם בכלל השגנו את המטרה שרצינו.

שאלו את עצמכם:

• מה יהיה המדד שיראה לי שאני בכיוון הנכון?

• איך אעקוב אחר ההתקדמות שלי?

כשהמטרה אינה מדידה, אין לנו דרך באמת לדעת אם הגענו אליה. לעומת זאת, אם נגדיר יעד מספרי מדויק, נוכל לדעת במדויק אם המטרה הושגה, להבין מה המרחק שנותר להגשמתה, ולגזור מכך פעולות ממוקדות.

מטרה מדידה, הכוללת קריטריונים ברורים להערכת הביצועים, מטעינה אותנו באנרגיה ובכוחות. ההתלהבות מההתקדמות ומההישגים שצברנו בדרך, גם אם הם חלקיים, ממריצה אותנו להמשיך ולפעול כדי להגיע אל היעד הסופי.

הכוח לעשייה מצוי בחגיגה
כדי למדוד את ההתקדמות בצורה שתשמור על המוטיבציה שלכם לאורך זמן, החליטו על פרס לעצמכם על כל אבן דרך שתעברו, וחגגו כל הצלחה, קטנה כגדולה.

טכניקה לביצוע: קבעו מדדים דיגיטליים ברורים שיסייעו לכם לעקוב אחר ההצלחה שלכם ברשתות ובמערכות השיווק.
לדוגמה: "אמדוד בכל יום חמישי את כמות הלידים שמגיעים מהפעילות ברשתות החברתיות, לצד אחוז ההרשמה לרשימת הדיוור. היעד שלי הוא להגיע ל-50 פניות של לידים איכותיים ו-200 נרשמים חדשים לניוזלטר בכל חודש. אם אראה שהקצב נמוך מהיעד, אדייק את האסטרטגיה ואת התוכן השיווקי שלי."

A – Attainable (ברת-השגה)

לפעמים אנו מציבים לעצמנו רף גבוה כל כך, היוצר פער עצום בין המטרה לבין היכולת הריאלית להשיגה. בכך, אנו מעירים מבלי משים את האֶמִיגְדָלָה, חלק במוח שאמנם קטן פיזית, אך הוא בעל השפעה מכרעת על תחושותינו, רגשותינו, מחשבותינו ואופן התגובה שלנו.

מתי האמיגדלה מתעוררת, ולמה לא רצוי להעיר אותה כשקובעים מטרות? כשהיא מזהה שאנו מצויים בשעת סכנה, האמיגדלה נכנסת לפעולה ומפעילה את האיברים השונים הדרושים לסיטואציית הישרדות והצלה. במקביל, היא מורה למערכות שאינן נדרשות באותו הרגע להאט או לעצור את פעילותן. בין השאר, משתתקות היכולת לחשוב חשיבה רציונלית, יכולת היצירתיות ועוד.

כשאנחנו מציבים לעצמנו רף גבוה מדי, אנו מכניסים את עצמנו ללחץ קיצוני. גם אז האמיגדלה מתעוררת, משתקת אותנו, ואנו נותרים חסרי יכולת לבצע את המשימות הפשוטות ביותר הדרושות לנו.

שאלו את עצמכם:

• האם המטרה הזו בת-השגה, בהתחשב בזמן, בתקציב ובמשאבים העומדים לרשותי?

• מה עליי לעשות כדי שהמטרה תהיה מציאותית?

• האם יש לי את הכלים והיכולות הנדרשים כדי להגיע אליה?

אני משוכנעת שקרה לכם בעבר שהיה עליכם להתמודד עם משימה חדשה, ופתאום התקשיתם לחשוב או לפעול. הסיבה לכך היא שהאמיגדלה תרגמה את הלחץ למצב של סכנה קיומית, הפעילה את האזעקה במוח והשביתה זמנית את היכולת לחשוב, כדי לנתב את כל האנרגיה לעשייה פיזית של הישרדות.

הכוח לעשייה

קביעת מטרה חסרת פרופורציות היא מחסום ומכשלה עצמית. יכולת הביצוע שלנו מושפעת ישירות מתחושת המסוגלות לעמוד במשימה שבה אתגרנו את עצמנו. תחושה זו עולה כשאנו חווים הצלחות אישיות קטנות, ולכן רצוי לקבוע מראש מטרות ברות-השגה.

טכניקה לביצוע: כתבו כיצד אתם מתכננים להשיג את המטרה, בהתחשב במשאבים ובזמן שיש לכם כרגע.
לדוגמה: "אקצה תקציב מוגדר של 1,000 ש"ח לטובת קמפיין ממומן ממוקד בפייסבוק ובאינסטגרם, לצד הקצאת שעתיים שבועיות ליצירת תוכן אורגני ברשתות החברתיות, במטרה להניע לידים איכותיים להרשמה לניוזלטר שלי."

R – Realistic (מציאותית ורלוונטית)

לפעמים המטרות שלנו נראות קוסמות ומלהיבות, אך הן לא תמיד מקדמות אותנו בכיוון הנכון. מטרה מציאותית באמת היא כזו שתורמת ישירות לצמיחה העסקית. לכן, רצוי לשאול את עצמנו: האם המטרה הזו מתאימה למה שאנחנו באמת צריכים ורוצים כרגע?

שאלו את עצמכם:

• האם היא קשורה למטרות הגדולות שלי?

• למה המטרה הזו חשובה לי דווקא עכשיו?

• איך המטרה הזו תורמת לקידום היעדים ארוכי הטווח של העסק?

בין מציאות לאתגר: מלכודת הדחיינות

המטרה צריכה להיות מציאותית, אך בה בעת גם מאתגרת. למה חשוב שהיא תאתגר אותנו? כשאנחנו חושבים שפעולה מסוימת היא "קטנה" ותדרוש מאיתנו עשייה קצרה ולא מסובכת, אנו נוטים להעריך בשגגה שהיא תסתיים במהירות הבזק. התוצאה היא שאנחנו מרשים לעצמנו לדחות אותה שוב ושוב. כך מתפתחת לה אט-אט ובהתמדה מחלת הדחיינות הידועה – תסמונת ה"מחר-כך". מוכר לכם? אני בטוחה שכן.

מתוך ניסוח המטרה אנו גוזרים את הפעולות שעלינו לבצע כדי להשיג אותה. לכן, בשלב הניסוח, חיוני להיות מציאותיים – הרי אנו מנסחים כאן למעשה את תוכנית העבודה המעשית שלנו.

בנוסף, כדאי לנסח את המטרה בהתאם למשיכה הטבעית שלכם, באופן שמביא בחשבון את תחושת האהבה והתשוקה שלכם למקצוע או לתחום העיסוק שלכם. ככל שהמחויבות הרגשית שלכם למטרה תהיה גבוהה יותר, כך יגדלו סיכויי ההתמדה וההצלחה שלכם בעשייה.

טכניקה לביצוע: ודאו שהמטרה מקדמת אתכם באופן ישיר לקראת היעדים הגדולים של העסק.
לדוגמה: "הגדלת כמות הלידים האיכותיים והנרשמים לניוזלטר באמצעות תוכן ממוקד ברשתות החברתיות היא מטרה מציאותית ומאתגרת. היא משרתת ישירות את היעד הגדול של העסק: בניית קהילה חמה ועוקבת, שתוביל בסופו של דבר להגדלת אחוז סגירת העסקאות."

T – Time-bound (תחומה בזמן)

המטרה צריכה להיות מעוגנת בממד הזמן. כשיש לנו הגדרת זמן ברורה, האנרגיה והמיקוד שלנו בביצוע הפעולות עולים באופן מיידי. יש להגדיר בתוך כמה זמן המטרה תתממש. לדוגמה: "בתוך חודש מהיום, אגדיל את רשימת התפוצה ב-200 מנויים חדשים".

הציבו תאריך יעד ברור שמעניק לכם מיקוד ודחיפה קדימה. שאלו את עצמכם: מתי בדיוק אני רוצה להשיג את המטרה?

ודאו שאתם יודעים:

• כמה זמן באמת ייקח לי להשיג את המטרה הזו?

• מהם השלבים הקריטיים (אבני הדרך) לאורך הציר?

אל תשכחו לקחת "זמן פציעות"

כשקובעים את פרק הזמן, חשוב לקחת בחשבון "זמן פציעות", מרווח ביטחון שבו דברים בלתי מתוכננים עלולים לקרות (והם יקרו). נדיר שהכול זורם לחלוטין חלק; לעיתים יהיו שיבושים, וכשלוקחים אותם בחשבון מראש, לא חווים תסכול או תחושת כישלון של חוסר עמידה בזמנים. אם בסופו של דבר הכול אכן יזרום כסדרו ונספיק להשיג את המטרה לפני המועד המתוכנן, זה רק ימלא אותנו ב"פוש" מנטלי אדיר.

הכוח לעשייה – הגדרת דד ליין נכונה

נורת'קוט פרקינסון, פרופ' שחקר בעיות ניהוליות, מצא  ש"הגדרת דד-ליין ארוך לביצוע משימות משפיעה לרעה על תוצאותיה". אבל אם נגדיר זמן קצר נכנס ללחץ ונעיר את האמיגדלה לכן חשוב בהגדרת זמני ביצוע לקחת בחשבון "זמן פציעות", זמן שבו כל מיני דברים בלתי מתוכננים יקרו לכם. תגדירו את הזמן באופן ראלי מבחינת הקצאת זמן לביצוע המשימות  ותוסיפו עוד קצת מרווחי זמן למקרה שיהיו שיבושים לא מתוכננים.

מסגרת זמן הדוקה ומחייבת היא כמו שעון מעורר פנימי שמניע אותנו לקום ולפעול. ללא מחויבות לזמן, יהיה לכם קשה להשיג אפילו את המטרות הקלות ביותר.

טכניקה לביצוע: קבעו תאריך סיום ברור ומדויק לכל מטרה, ופרקו אותו לתתי-יעדים שבועיים.
לדוגמה: "אגדיל את כמות הלידים שמגיעים מהרשתות החברתיות ב-25% עד לתאריך 31 ביולי. כדי לעשות זאת בלי לחץ, היעד שלי הוא לגייס לפחות 10 לידים חדשים בכל שבוע, מה שיאפשר לי מעקב, בקרה וניהול רגוע של ההרשמות לאורך כל החודש."

סיכום: יוצאים לדרך!

סיימנו להגדיר את המטרה, ועכשיו הגיע הזמן לפעול. הרי הכול התחיל מרעיון כלשהו שעלה בראשכם, אך כדי להצליח לתרגם אותו למציאות ולהשיג את המטרות שלכם, עליכם לעבוד באופן שיטתי לפי ארבעת השלבים: רעיון, תכנון, אסטרטגיה, הצלחה.

הדרך להצלחה מורכבת הן מהצעדים הקטנים והיומיומיים והן מהחוסן המנטלי שלנו. לכן, תכננו את הזמן שלכם בצורה חכמה, מדדו את ההתקדמות באופן עקבי, ואל תשכחו לדייק את הפעולות שלכם תוך כדי תנועה, זהו המפתח כדי להישאר במסלול הנכון ולשמור על אנרגיית הביצוע.

כשזוכרים את הסיבה העמוקה שבגללה אנחנו רוצים להשיג את המטרות שלנו, נצליח להגיע ליעדים הגדולים ביותר, גם אם זה קורה בצעדים קטנים.